Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels peuvent être indemnisés par leur employeur. Cette indemnisation prend la forme d’une indemnité forfaitaire kilométrique. Cet article vous explique comment calculer ces frais kilométriques et comment les déduire de vos impôts.
Qu’est-ce que l’indemnité forfaitaire kilométrique ?
L’indemnité forfaitaire kilométrique est une somme versée par l’employeur à son salarié pour compenser les dépenses liées à l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de ses missions professionnelles. Elle est basée sur un barème établi par l’administration fiscale, qui tient compte de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Ce barème est réévalué régulièrement.
Conditions d’application
Cette indemnité concerne uniquement les salariés qui utilisent leur propre véhicule (voiture, moto ou scooter) pour leurs déplacements professionnels, à condition qu’ils ne soient pas déjà remboursés par leur employeur sous une autre forme (carte carburant, par exemple). Le salarié doit également conserver les justificatifs de ses déplacements (factures de péage, tickets de stationnement…) pour prouver leur caractère professionnel.
Frais kilométriques voiture pour employé : calcul et déduction
Le calcul de l’indemnité forfaitaire kilométrique se fait selon le barème kilométrique établi par l’administration fiscale. Ce barème tient compte :
- de la puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux-vapeur) ;
- du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l’année calendaire.
Pour obtenir le montant de l’indemnité, il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le tarif correspondant à la puissance fiscale du véhicule. Par exemple, pour un salarié ayant effectué 5 000 km avec une voiture de 6 CV, l’indemnité sera de :
5 000 km x tarif pour les véhicules de 6 CV (exemple : 0,568 €/km) = 2 840 €
Les spécificités pour les deux-roues motorisés
Le calcul de l’indemnité forfaitaire kilométrique pour les deux-roues motorisés (motos et scooters) diffère légèrement de celui pour les voitures. Il prend en compte la cylindrée du véhicule plutôt que sa puissance fiscale. Le barème est également différent, et généralement plus avantageux pour les salariés utilisant ce type de véhicule. Ici pour plus d’infos
Déduction des frais kilométriques sur la déclaration de revenus
Les frais kilométriques peuvent être déduits des revenus imposables du salarié, sous certaines conditions. Pour cela, il faut choisir la déduction des frais réels plutôt que l’abattement forfaitaire de 10% prévu par l’administration fiscale.
La déduction des frais réels
En optant pour la déduction des frais réels, le salarié renonce à l’abattement forfaitaire de 10% et doit fournir un justificatif de ses dépenses professionnelles (frais kilométriques, mais aussi frais de repas, d’hébergement…).
Pour déduire les frais kilométriques, il est nécessaire de remplir certains critères :
- les déplacements doivent être effectués dans le cadre de l’activité professionnelle ;
- le salarié doit utiliser son véhicule personnel ;
- les frais ne doivent pas être déjà remboursés par l’employeur.
Attention : les trajets domicile-travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels, sauf exceptions (salariés travaillant en horaires décalés ou sur différents sites, par exemple).
Le plafonnement de la déduction
La déduction des frais kilométriques est plafonnée selon la puissance fiscale du véhicule. Ce plafond est fixé par l’administration fiscale et réévalué régulièrement. Si le montant de l’indemnité kilométrique dépasse ce plafond, seul le montant plafonné pourra être déduit des revenus imposables.
En résumé
L’indemnité forfaitaire kilométrique permet de compenser les frais engagés par un salarié utilisant son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Elle est calculée selon un barème établi par l’administration fiscale, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Cette indemnité peut être déduite des revenus imposables du salarié, sous certaines conditions et dans la limite d’un plafond fixé par l’administration fiscale.
